Mme Weber avait tout fait correctement. L'appartement était rénové, l'annonce professionnelle, la visite bien fréquentée. Puis elle a choisi le mauvais locataire.

Le jeune homme faisait bonne impression. Apparence soignée, poignée de main ferme, charmant en conversation. Il racontait son nouveau poste de chef de projet dans une entreprise IT. L'appartement lui plaisait immédiatement, il voulait emménager le plus vite possible.

Mme Weber était soulagée. Après deux mois de vacance, elle voulait enfin que l'appartement soit loué. Elle a renoncé à l'extrait du registre des poursuites (« il a l'air digne de confiance »), n'a pas appelé les références (« ça ne fait que tout rallonger ») et a signé le bail le soir même.

Quatre mois plus tard, le premier loyer était impayé. Après six mois, des mises en demeure, puis une procédure de conciliation. Douze mois et CHF 18'000 de loyers impayés plus tard, l'appartement était enfin libéré. Les frais de rénovation pour des murs endommagés et un sol de cuisine ruiné s'élevaient à CHF 8'500 de plus.

Cette histoire n'est pas un cas isolé. Elle montre pourquoi la sélection des locataires est la décision la plus importante que tu prends régulièrement en tant que bailleur. Un bon locataire paie ponctuellement, prend soin de l'appartement et reste idéalement des années. Un mauvais locataire peut te coûter des montants à cinq chiffres et causer des mois de stress.

Étape 1 : le formulaire d'inscription

Tout commence par un formulaire d'inscription structuré. Celui qui s'intéresse à ton appartement remplit ce formulaire lors de la visite ou de manière digitale. C'est ton premier outil de filtrage.

Ce que le formulaire devrait contenir

Données personnelles : nom, date de naissance, nationalité, statut de séjour (catégorie de permis pour les étrangers)
Situation de logement actuelle : adresse, nom du bailleur actuel, durée de location, motif de départ
Situation professionnelle : employeur, poste, type d'emploi (fixe/temporaire/indépendant), revenu
Taille du ménage : nombre de personnes qui emménageront, y compris enfants et leur âge
Animaux domestiques : type et nombre
Poursuites : y a-t-il des poursuites ouvertes ou récemment clôturées ?
Consentement : pour l'obtention d'un extrait du registre des poursuites et pour contacter le bailleur actuel

Important : le formulaire ne doit contenir aucune question discriminatoire. Les questions sur la religion, l'orientation politique, les projets familiaux ou l'orientation sexuelle ne sont pas admissibles. Reste factuel et limite-toi aux informations pertinentes pour la location.

Étape 2 : obtenir l'extrait du registre des poursuites

L'extrait du registre des poursuites est le document le plus important dans la vérification des locataires. Il montre si des poursuites ont été engagées contre la personne au cours des cinq dernières années.

Comment ça fonctionne

Tu peux obtenir l'extrait des poursuites de deux manières :

Le candidat l'obtient lui-même : c'est la voie habituelle. Le candidat commande un extrait du registre des poursuites auprès de l'office compétent (à son lieu de domicile). Coût : CHF 17 au guichet, CHF 14.50 en ligne. L'extrait ne devrait pas avoir plus de trois mois.
Tu l'obtiens avec le consentement : avec une procuration écrite, tu peux obtenir l'extrait toi-même. C'est plus efficace quand il y a plusieurs candidats.

Ce que tu vois dans l'extrait des poursuites

Poursuites ouvertes : des procédures de poursuite sont actuellement en cours. C'est un signal d'alarme fort.
Actes de défaut de biens : des poursuites pour lesquelles le créancier a reçu un acte de défaut de biens parce que le poursuivi ne pouvait pas payer. Le signal d'alarme le plus grave.
Aucune inscription : pas de poursuites au cours des cinq dernières années. Idéal, mais pas une garantie à lui seul.

Comment interpréter l'extrait

Une seule inscription datant de quatre ans n'est pas forcément un critère d'exclusion. Il y a des personnes qui ont connu des difficultés financières suite à un divorce ou une maladie et qui s'en sont depuis longtemps remises. Demande des explications si quelque chose attire l'attention.

Plusieurs inscriptions ou des poursuites ouvertes récentes sont en revanche un signal clair. Il ne faut pas espérer que ça s'améliore.

Étape 3 : références auprès du bailleur actuel

Un bref appel au bailleur actuel peut t'en dire plus que n'importe quel document. Car le bailleur actuel connaît le comportement locatif réel.

Poser les bonnes questions

Le locataire a-t-il toujours payé le loyer ponctuellement ?
Y a-t-il eu des plaintes de voisins ?
Dans quel état se trouve l'appartement ?
Reprendriez-vous ce locataire ?
Quel est le motif du départ ?

Prudence avec les références

Il y a deux pièges :

Le bailleur trop positif : parfois, un bailleur veut se débarrasser d'un locataire problématique et donne donc des références exagérément bonnes. Fais attention aux réponses trop lisses et pose des questions sur des situations concrètes.

Pas de référence possible : si le candidat loue pour la première fois un appartement propre (par ex. après les études), il n'y a pas de bailleur précédent. Dans ce cas, d'autres critères prennent de l'importance, comme la solvabilité et l'employeur.

Étape 4 : l'impression personnelle

La visite ne sert pas seulement à montrer l'appartement. C'est aussi ton moment pour évaluer les candidats.

A quoi faire attention

Ponctualité : le candidat arrive-t-il à l'heure ? Celui qui oublie le rendez-vous ou arrive 20 minutes en retard ne sera pas toujours ponctuel non plus pour le paiement du loyer.

Questions sur le bien : le candidat s'intéresse-t-il vraiment à l'appartement ? Pose-t-il des questions sur les charges, la buanderie, le voisinage ? Ou veut-il juste signer rapidement et disparaître ?

Communication : le candidat est-il ouvert et honnête ? Ou élude-t-il les questions, devient-il nerveux sur des sujets comme le revenu ou le logement précédent ?

Intuition : cela semble peu scientifique, mais après cent visites, tu développes un flair. N'ignore pas ton intuition, mais ne te fie jamais exclusivement à elle. Les données (extrait des poursuites, certificat de salaire) doivent être correctes.

Visite individuelle ou de masse ?

En cas de forte demande, les visites de masse sont efficaces. Tu montres l'appartement une fois et touches vingt candidats. L'inconvénient : tu n'as guère de temps pour le contact personnel.

Une bonne solution est un processus en deux étapes : d'abord une visite ouverte pour tous les intéressés, puis des rendez-vous individuels avec les trois à cinq candidats les plus prometteurs. Tu gagnes du temps et obtiens quand même une impression personnelle.

Étape 5 : certificat de salaire et la règle des 30%

Le certificat de salaire confirme ce que le candidat a indiqué dans le formulaire d'inscription. Demande les trois dernières fiches de salaire ou le contrat de travail actuel.

La règle des 30%

Une règle empirique éprouvée : le loyer brut (charges comprises) ne devrait pas dépasser 30% du revenu net du ménage.

Exemple de calcul :

Indicateur	Valeur
Loyer brut charges comprises	CHF 1'800 / mois
Coût de loyer annuel	CHF 21'600
Revenu net requis (30%)	CHF 72'000 / an
Mensuel	CHF 6'000

Un candidat avec CHF 5'500 de revenu net serait donc juste en dessous de la limite pour un loyer de CHF 1'800. Cela ne signifie pas automatiquement un refus, mais tu devrais regarder de plus près : la personne a-t-elle d'autres obligations financières ? Pensions alimentaires ? Mensualités de leasing ?

Cas particuliers

Double revenu : pour les couples, le revenu combiné compte. Demande les fiches de salaire des deux.
Indépendants : les deux à trois derniers bilans annuels ou déclarations fiscales sont plus parlants que des factures isolées.
Étudiants : souvent pas de revenu propre. Dans ce cas, une caution solidaire des parents peut être judicieuse.
Retraités : décision AVS et éventuelle rente de caisse de pension comme justificatif de revenu.

Étape 6 : détecter les signaux d'alarme

Certains signaux d'alarme sont évidents, d'autres subtils. Voici une liste à parcourir pour chaque candidature :

Signaux d'alarme majeurs (refus immédiat) :

Plusieurs poursuites ou actes de défaut de biens dans l'extrait du registre des poursuites
Documents falsifiés ou manipulés (cela arrive et c'est un délit pénal)
Pas de consentement à l'extrait des poursuites ou aux références
Le candidat insiste extrêmement pour une acceptation rapide et ne veut pas fournir de documents

Signaux d'alarme modérés (regarder de plus près) :

Déménagements fréquents en peu de temps (tous les un à deux ans une nouvelle adresse)
Le bailleur actuel n'est pas joignable ou ne veut pas donner de renseignements
Les informations du formulaire ne correspondent pas aux documents
Le candidat n'a aucune question sur l'appartement, le quartier ou les charges
Le loyer dépasse nettement 35% du revenu

Étape 7 : communiquer correctement les refus

Tu devras refuser des candidats. Cela fait partie du processus. Fais-le de manière professionnelle et rapide.

Limites légales

Le droit du bail suisse n'exige pas de justification pour un refus. Tu n'as pas à expliquer pourquoi tu as choisi un autre candidat. Cependant, tu ne peux pas refuser pour des raisons discriminatoires (origine, sexe, religion).

Comment formuler un refus

Un message court et factuel suffit :

Bonjour [Nom], merci pour votre intérêt pour l'appartement à [Adresse]. Nous avons reçu de nombreuses candidatures et nous sommes décidés pour un autre candidat. Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans la suite de vos recherches.

Évite de donner des raisons spécifiques. Des formulations comme « votre revenu était trop bas » ou « votre extrait de poursuites n'était pas propre » peuvent mener à des discussions désagréables ou même à des contentieux.

Timing

Refuse au plus tard dans les deux semaines suivant la visite. Les candidats qui attendent des semaines une réponse sont à juste titre frustrés. Un refus rapide est plus respectueux qu'un silence interminable.

Plus d'informations sur le cadre juridique dans l'article Droit du bail suisse pour les bailleurs.

Étape 8 : bien rédiger le bail

Tu as trouvé le locataire idéal. Place maintenant au contrat. En Suisse, il n'y a pas d'obligation de conclure un bail écrit. Un contrat oral est toutefois imprudent. Utilise un contrat standard, par exemple le modèle de l'Association suisse des propriétaires fonciers (APF) ou de l'Association suisse des locataires (ASLOCA).

Éléments importants du contrat

Loyer et charges : sépare clairement le loyer net des charges. Pour les charges, un système d'acomptes avec décompte annuel est recommandé plutôt qu'un forfait. Ainsi, tu ne fais pas les frais en cas de hausse des coûts de chauffage.

Début du bail et délai de résiliation : en Suisse, le standard est un délai de résiliation de trois mois pour un terme usuel du lieu (varie selon le canton, souvent fin mars, juin, septembre, décembre).

Garantie de loyer : tu peux exiger au maximum trois mois de loyer comme garantie. Celle-ci doit être déposée sur un compte bloqué auprès d'une banque. Les intérêts appartiennent au locataire.

Règlement intérieur : en annexe au contrat. Règle les horaires de buanderie, les heures de repos, la réglementation sur les animaux domestiques, etc.

Procès-verbal de remise du logement : pas partie du contrat, mais absolument nécessaire. Documente l'état de l'appartement à l'emménagement avec photos et protocole. Cela te protège lors du départ contre les discussions sur des défauts préexistants.

Checklist : sélection des locataires en un coup d'oeil

Voici l'ensemble du processus sous forme de checklist :

Des stratégies pour éviter la vacance dès le départ se trouvent dans l'article Éviter la vacance locative.

Ce que Mme Weber fait différemment aujourd'hui

Mme Weber a tiré les leçons de son erreur coûteuse. Lors de sa deuxième mise en location, elle a investi deux heures dans la vérification des candidatures. Elle a obtenu des extraits des poursuites, appelé le bailleur actuel et vérifié la situation financière.

Son nouveau locataire, un couple de retraités, habite dans l'appartement depuis trois ans. Le loyer arrive le 25 de chaque mois. Aucune plainte n'a été reçue. L'appartement est en meilleur état qu'à la remise.

Deux heures d'effort qui ont fait économiser CHF 26'500 à Mme Weber.

Questions fréquentes

Puis-je exiger un extrait du registre des poursuites en tant que bailleur ?

Oui. En Suisse, il est courant et juridiquement admissible de demander un extrait du registre des poursuites aux candidats locataires. Tu as besoin pour cela du consentement écrit du candidat. Les frais sont en règle générale à la charge du candidat lui-même. L'extrait ne doit pas avoir plus de trois mois pour la candidature.

Que faire si tous les candidats ont de bons dossiers ?

C'est la situation la plus confortable. Choisis le candidat qui correspond le mieux à l'appartement et au voisinage. Prends en compte la durée de location prévisible (quelqu'un avec un emploi stable et un ancrage local reste plus longtemps), la taille du ménage par rapport à la taille de l'appartement et ton impression personnelle.

Comment gérer les candidats sans certificat de salaire suisse ?

Les travailleurs étrangers avec un permis de séjour valable ont souvent un contrat de travail suisse et peuvent fournir des fiches de salaire suisses. Pour les expatriés avec un employeur étranger, le contrat de travail, des relevés bancaires et une garantie de loyer augmentée peuvent servir d'alternative. Pour les requérants d'asile avec un permis, la commune ou une organisation d'aide prend souvent en charge le loyer directement.

Puis-je résilier le bail après coup si le locataire s'avère problématique ?

Le droit du bail suisse protège fortement les locataires. Une résiliation ordinaire est possible avec un délai de trois mois pour un terme usuel du lieu, mais doit être objectivement justifiée. Une résiliation extraordinaire (sans préavis ou avec 30 jours de délai) n'est possible qu'en cas de violations graves du contrat, par exemple des retards de paiement après mise en demeure avec menace de résiliation. La procédure est strictement formalisée et peut durer des mois. D'où l'importance capitale d'une sélection soigneuse avant la signature du contrat.

Sélection des locataires : comment trouver des locataires fiables